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广州市接收社会捐赠工作站救灾和扶贫捐赠款物管理暂行办法

  发布时间:2013-11-15

第一章 

第一条  为了加强和规范本站救灾、扶贫捐赠款物的使用管理,切实提高社会救助能力,保护捐赠人和受益人的合法权益,根据《中华人民共和国公益事业捐赠法》(中华人民共和国主席令〔九届第19号〕)和民政部《救灾捐赠管理办法》(中华人民共和国民政部令〔第35号〕),特制定本暂行办法。

第二条  在发生重大自然灾害,或扶贫济困工作需要,本站根据市委、市政府和上级民政部门统一部署开展募捐活动所接收的捐赠款物,用于支援灾区、贫困地区群众生产和生活的,适用本暂行办法。

 

第二章  日常接收捐赠款物的管理

第三条  业务部负责日常接收捐赠的综合管理,认真负责地做好捐赠物资的接收、整理、储备、统计以及对外联络等相关工作。

第四条  在接收社会捐赠款物中,工作人员要本着对捐赠者负责,对受赠人负责的原则,做到热情服务,文明有礼,认真细致,手续齐备。

第五条  工作人员接收捐赠物资后,应根据物资的特性进行当场清点。全新的物资按照清单清点,无清单的全新物资分拣清点;新旧混合的物资分类清点;旧物资全数清点,对破损的旧衣物、旧鞋、袜、内衣、内裤等不符合卫生的不予接收。分类清点与捐赠者核对无误后验收,做好物资登记。

第六条  清点工作完成后,要对所接收的衣物进行分拣、洗涤、消毒、烘干、分类包装,妥善管理。

第七条  对捐赠食品物资的,应告知捐赠者需具备如下条件:

()  自产自销的捐赠食品,要提供营业执照、生产卫生许可证、质量检验报告等证明,法人身份证、联系电话、联系地址等;

()  自购的捐赠食品,要提供购销发票,捐赠者的有效证件、联系电话、联系地址等;

()  捐赠食品保质期必须从捐赠日起计算六个月以上且包装完整无损。

第八条  接收的捐赠食品,要及时送质检部门进行再检验,合格之后方可造册入库;对质检不合格的,要及时告知捐赠人,按其意愿进行处理。

第九条  工作人员对捐赠物资清点核对验收后,应当向捐赠者开具捐赠收据,发给感谢信。必要时可回赠捐赠证书或纪念品。

第十条  建立捐赠物资统计制度。做好每天捐赠物资统计台账,记录当天接收的物资数量,新物资应进行价值估算,并汇总、审核当天所发生的统计数据,列印当天发生的统计表格,登记造册。定期或不定期与仓储部进行账账、帐物核对。

第十一条  对捐赠的较贵重物品(如古玩、首饰、文物、名牌手表、电脑、高级家电等),业务部应当协同有关部门鉴定验收后再入账。

第十二条 对捐赠的家用电器,要保证其实用功能完备,质量良好,能够正常使用和满足日常生活需要。

第十三条  接收捐赠物资需要进入站救灾扶贫仓库储存的,应及时与仓储部做好移交工作。

第十四条  对于捐赠款项,由财务部门负责接收,向捐赠者填发捐款专用收据,捐款统一缴交市财政局专户管理。代慈善会接收的则缴交慈善会帐户。

第十五条  接收社会捐赠的对外宣传工作由办公室负责。

 

第三章  大型接收捐赠款物的管理

第十六条  大型捐赠活动是指市委、市政府或市民政局根据突发自然灾害、重大社会公共事件或扶贫济困而发动的全市性社会募捐活动。本站承担开展募捐活动的款物接收及运输等管理工作。

第十七条  遇突发自然灾害和社会公共事件,站按照上级的指示迅速启动相关应急处置预案,做好社会捐赠款物接收和发运管理工作。

第十八条  业务部、仓储部要做好协调,负责大型接收捐赠活动的物资管理及数据信息统计、汇总工作。

第十九条  在开展大型接收社会捐赠活动前,办公室负责制定接收捐赠工作的方案,全站人员统一调配,做好分工,明确职责。并根据实际情况组织协调局属单位、区(县级市)民政局和社会力量参与或开展物资接收工作。

第二十条  办公室负责活动期间各项宣传和接收捐赠活动情况的汇总报告工作,并协助上级部门制定救灾物资发放计划。

第二十一条  接收捐赠工作要做到有条不紊,统计款物不夸张、不隐瞒,确保零差错、零事故。

(一)工作人员要本着对捐赠者负责,对灾区和贫困地区人民负责的原则,做到礼貌接收、仔细清点、详细记录,所捐赠的物资经过核对验收后要开具捐赠收据,发给感谢信,必要时应回赠捐赠证书或纪念品,对捐赠者的善举表示感谢;

(二)工作人员要及时将捐赠物资摆放到规划好的物资存放点,按照仓库管理要求进行摆放,整齐划一;

(三)负责统计的人员要对每项捐赠进行登记,列表造册(包括捐赠者名称、物品名称、规格、数量、价格、联系电话等),新旧物资、药品、食品应分类统计,及时录入计算机,做好分类统计工作;

(四)财务人员负责捐赠款项的接收,要向捐赠者填发捐款专用收据,统一缴交市财政局专户管理。代慈善会接收的则缴交慈善会帐户。

 

第四章  救灾物资的购置

   

第二十二条  仓储部要经常对仓库物资储备情况进行检查,切实做好应急救灾物资的储备工作。

第二十三条  根据救灾储备物资的使用情况,需要增添救灾储备物资的,由仓储部提交救灾储备物资购置计划,经站务会议讨论确定后,由业务部按照政府采购的规定,报市财政局物资采购处进行采购。

如需要单一采购的,经请示市民政局计财处和市财政局资产采购处批准后,由业务部组织采购所需救灾物资。确定进货之前,业务部应联系供货商并汇集其提供的物资样板、价目表、单位资质证明等,经站务会议以货比三家的原则讨论确定供货商后,方可进行采购进货。原则上采取由1-2个供货商集中供货,避免分散采购和便于财务管理。

第二十四条  重大灾情(事故)发生需要购买大批量救灾物资的,业务部应根据上级指示制定好购买计划,经站领导审定后,报上级机关审批,同时应提出对本站购置救灾物资专项资金的增拨。

第二十五条  采购救灾物资,要遵循以下原则:

() 遵循公开、公平、公正、择优和货比三家的原则;

() 救灾物资采购工作由业务部负责,仓储部应对所购物资的规格、质量、数量等进行会审;

() 采购量超过30万元(含30万元)的救灾物资实行政府采购。严禁采购无证产品;

() 要加强对供应商的管理,禁止有违法违纪行为的供应商参加本站的供货活动。

第二十六条  采购物资进库前由业务部首先进行验收工作,按照购买物资清单,仔细核查物资的质量、规格及数量。验收时发现规格、价格不符、损坏或缺少,应及时向供货单位更正或退货。验收合格后方可办理入库手续。财务部门要对物资采购时的所有票据进行验证,无误后凭原始资料入帐。

 

第五章  救灾物资和扶贫物资的储备管理

第二十七条  仓储部负责站救灾、扶贫物资仓库的管理。要建立岗位责任制、设专人负责。

第二十八条  仓储部要根据仓库管理工作的需要,合理布局工作区域,划分入库检测区、理货区、储存区,加强区域化管理。

第二十九条  当天接收的救灾、扶贫物资应及时办理入库手续,并运送到指定仓库存放,做到分门别类、摆放整齐。

第三十条  救灾、扶贫物资入库时,由业务部填写入库单,仓库管理员按照入库单上所列的物品名称、数量、规格进行清点,核对无误后在入库单上签字。无入库单或入库单与实物不符时,仓库管理员可拒绝办理入库手续,并通知有关人员,重新核查。

第三十一条  救灾、捐赠物资入库后要及时入帐(总帐及分类帐)、汇总,并审核当天的进仓、出仓统计数据和列印当天统计报表,造册保存。

第三十二条  保管物资要根据其自然属性、特点,考虑储存的场所。一般情况下,救灾物资应放入库房内分类集中存储,相互影响质量的物资必须分库储存。

第三十三条  救灾物资管理实行逐级检查制度。对储存物资的数量、质量、保管条件、安全工作等方面,要建立检查巡视制度,根据要求进行定期与不定期的盘点和检查,保证物资账实相符、质量良好,无损坏,防止过期、变质现象发生。

第三十四条  遇到捐赠物资在保管期间内发生缺损、账实不符或其它情况时,要及时分析,查找原因,根据岗位责任制理清职责,追究责任。及时按权责分管程序报告请示调账,将仓库账目做到帐目清晰,帐物相符。

 

第六章  救灾和捐赠物资的调拨

第三十五条  本站救灾和捐赠物资的调拨须经上级部门审核批准,根据灾情和灾区的实际需求,统筹平衡,统一调拨分配。

第三十六条  救灾捐赠物资必须作为救灾扶贫专物专用,不得挪作他用。

第三十七条  对捐赠人有指定用途或者受援地区的,应当按照捐赠人意愿发放。在捐赠物资过于集中同一地方情况下,经捐赠人同意,在报经上级部门批准后,可以调剂分配。

第三十八条  救灾(扶贫)、捐赠物资的调拨审批程序:

() 救灾或扶贫物资由业务部拟定发放计划,填写《广州市接收社会捐赠工作站(救灾)捐赠物资调拨呈批表》,经站主要领导加具意见,呈报市民政局主管部门审批同意后,捐赠物资方可办理出库手续发放给受援单位,并及时向受援单位索取接受物资收据,一并作为物资出库销帐凭据;

() 捐赠物资由业务部根据有关指示拟定发放计划,制定《广州市接收社会捐赠工作站(救灾)捐赠物资调拨呈批表》,经站主要领导加具意见,呈报市民政局主管部门审批同意后,捐赠物资方可办理出库手续,发放给受援单位,并及时向受援单位索取接受物资收据,一并作为物资出库销帐凭据;

() 由市民政局救灾处填发《广州市民政局救灾物资调拨单》(或救灾物资调拨文件),经有关局领导审批同意后,本站凭《调拨单》(或批文)办理救灾物资出库手续,发放给受援单位,并及时向受援单位索取接受物资收据,一并作为物资出库销帐凭据。

以上程序视不同情况分类实施,遇紧急情况不能及时按程序办理时,需在工作完成后的5个工作日内补办审批程序。非经局领导和局救灾处批准,任何人不得擅自调拨救灾和捐赠物资。

第三十九条  救灾和捐赠物资出库前,仓库管理人员要审查审批程序是否完备,再填写出库单,并经部门主要负责人审批签字和经手人签字确认。在资料确认无误后进入准备物资流程,在准备物资过程中要做到品种、规格、数目清楚,物资出库时必须凭物资出库单出库,没有出库单的一律不得出库。

第四十条  物资办理出库手续后,仓储部要及时将出库资料汇总转交统计人员复核,统计人员以及仓库管理人员要及时销帐(总帐及分类帐)。

第四十一条  在物资发送完毕后,仓储部要组织作业人员及时清理现场,打扫仓库卫生,合理利用空出的仓储位置。

第四十二条  在仓储物资运转的过程中,一般应坚持先进先出,保管条件差的先出,包装简易的先出,容易变质的先出。出库物资的包装必须符合运输要求,包装破损的,要经修复并达到承运的要求。

第四十三条  为了提高救灾物资的使用效率,防止救灾物资的浪费,对于可重复使用的救灾物资,应指导有关受援单位对大宗救灾物资进行回收保管。

救灾物资的回收利用要建立健全回收制度,设立台帐,专人负责,手续完备,定点储存,专项管理,做好保养、维护工作

第四十四条  救灾和捐赠物资的分配、使用情况应当按照上级部门的有关规定和统计标准进行统计,并接受审计、监察部门和社会的检查监督。

 

第七章  救灾和捐赠物资的报废

第四十五条  对于已经超过保质期限的药品、食品和用品,以及已经损坏、不能使用或无法修复的捐赠物资需作报废销毁处理的,必须严格执行审批程序,不得擅自处置。不合格的捐赠物品应退还捐赠者,或经其同意,本站在进行审批后予以销毁。

第四十六条  捐赠物资报废销毁的审批程序:发现捐赠物资不能使用需要处理的,由业务部送质检部门检验,确定需要作报废销毁处理的,填写《广州市接收社会捐赠工作站销毁报废捐助物品凭证》报站领导加具意见后,连同质检部门签发的《质检报告》,呈报市民政局主管部门及局领导审批同意后,该捐赠物资方可办理报废销毁处理手续。

第四十七条  捐赠物资办理报废处理手续后,仓库管理人员要及时销帐(总帐及分类帐)。

 

第八章   

第四十八条  本站工作人员应当依法履行接收捐赠款物的职能,根据本暂行办法的程序,认真做好相关工作。

第四十九条  对在执行工作中表现突出、有较大以上贡献的人员,予以表彰和奖励。

第五十条  挪用、侵占或者贪污捐赠款物的,必须退还所得款物;对直接责任人,依照有关规定予以处理;构成犯罪的,依法追究刑事责任。追回、追缴的物资,应当用于救灾、扶贫用途。

第五十一条  本站工作人员滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊,致使捐赠财产造成重大损失的,依照有关规定予以处理;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

 

 

第九章   

第五十二条  自然灾害以外其他突发公共事件的发生,需要组织开展捐赠活动时,参照本暂行办法执行。

第五十三条  本暂行规定自201151 日起重新修订实施。

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